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Aplicaciones de gestión documental en el smartphone

Escanear documentos desde el smartphone

Algunas de las labores más delicadas en toda empresa o institución son las relativas a la gestión documental. La gestión documental refiere a la metodología y praxis con utilizada para almacenar, almacenar, distribuir o eliminar documentación de todo tipo.

Las empresas deben ser especialmente cuidadosas en este aspecto hoy día debido a la expansión del mundo virtual. Las nuevas leyes sobre protección de datos, y la creciente digitalización de casi cualquier documento, obligan a seguir normas y protocolos específicos para el tratamiento de la documentación.

La era digital de la gestión documental

Antes de la era digital en la que estamos inmersos, la gestión documental se aplicaba básicamente de manera “analógica”, es decir, mediante procesos burocráticos, tediosos, que requerían de tiempo y paciencia y, sobre todo, mucho papel. Almacenar una gran cantidad de documentos durante extensos períodos de tiempo genera una serie de costes que, en el contexto actual de ferviente competitividad empresarial no pueden ser obviados.

Tanto la empresa privada en general, como el sector público en particular, son responsables de la salvaguarda un desmedido volumen de datos y documentos que deben ser administrados de forma eficiente y conforme a la ley vigente. Gracias a las nuevas tecnologías, administrar y almacenar de forma electrónica todo tipo de archivos está consiguiendo reducciones de costes y aumentos de productividad a pasos agigantados.

A pesar de estos grandes avances ya presentes, uno de los nudos gordianos de estos procedimientos es la inmensa cantidad de documentos y archivos que deben ser escaneados, procedimiento que suele requerir recursos humanos y máquinas auxiliares.

Nuevas tecnologías para digitalizar documentos

Las nuevas tecnologías de telefonía que han creado el Smartphone o tabletas, a través de las nuevas aplicaciones o App, están diseñando nuevos procedimientos innovadores de gestión documental más rápidos y sencillos, con menor coste tanto para usuarios como empresas.

A partir de ahora, se podrá escanear e imprimir documentos de todo tipo desde un Smartphone o tableta, consiguiendo incrementos de eficiencia nunca vistos, de tal manera que pueden derivar en una revolución de los procedimientos burocráticos y administrativos.

Esta tendencia puede contribuir sustancialmente a una reducción de la burocracia y mayor flexibilidad y fluidez en cada trámite. Esta transformación puede acarrear un ahorro sustancial en los costes empresariales y en el gasto público, a la par que un menor estrés social.