Cómo evitar desastres en la gestión de la información.

Cómo evitar desastres en la gestión de la información.

En los tiempos tecnológicos que vivimos vemos como la capacidad de los dispositivos de almacenamiento sigue en aumento. A la par aumenta la complejidad de la administración y control de esos datos muchos de los cuales son archivos digitales únicos que resultan críticos en cualquier tipo de organización ya sea esta personal, familiar o en el caso más probable de una organización empresarial.

Y es que resulta fundamental que para evitar un posible desastre con la información guardada, en todo tipo de dispositivo de almacenamiento, se sigan unas prácticas de seguridad que incidan en evitar o reducir la pérdida de datos.

Siete incidencias típicas en las TI de empresa

Es recomendable que los administradores y responsables de las tecnologías de la información del sector empresarial corrijan en primera instancia las principales incidencias que suelen detectarse tras una pérdida irremediable de información:

  1. Documentación inexacta o desactualizada de la red de almacenamiento puede provocar que se desmantele una red activa, provocando la pérdida de datos.
  2. Servidores de datos que pasan de estar en pruebas a producción pero que al carecer de información al respecto los datos no se guardan, perdiéndose la información.
  3. Sistema operativo desactualizado. No actualizar los parches de seguridad de manera regular conduce a irremediable perdida de datos.
  4. No tener actualizado el software de antivirus nos pone en una situación de indefensión ante un ataque a los servidores de información con la consiguiente pérdida de datos y por supuesto de tiempo para recuperar la normalidad y seguridad.
  5. Copias de seguridad inservibles. A pesar de que aumenta la costumbre de realizar copias de seguridad periódicas también resulta paradójico que estas no se prueban, ni tampoco se verifica la integridad de la copia de seguridad. Un camino abonado a la pérdida de datos.
  6. Asegurarse que los datos a eliminar son los correctos. Aunque parezca imposible muchas de las tareas de recuperación de datos que se contratan son para recuperar datos que se borraron creyendo que había que hacerlo.
  7. La seguridad de los datos almacenados comienza y termina en las políticas de seguridad. El uso de contraseñas de acceso que siguen vigentes a pesar de no estar trabajando para la empresa o el compartir las credenciales de acceso con otros usuarios para agilizar una tarea rutinaria pueden provocar que de forma accidental o intencionada se pierdan grandes cantidades de datos confidenciales.

Recomendaciones para evitar la pérdida de datos

Toda vez que el ‘desastre’ se ha producido se pueden mejorar los resultados y reducir la pérdida de datos siguiendo unas recomendaciones básicas:

  • Evitar el pánico. Tomar decisiones equivocadas conlleva a un desastre mayor. Nunca restaurar los datos en el mismo volumen, dispositivo de almacenamiento, que ha originado la incidencia.
  • Actuar rápidamente. Si se retrasan la toma de decisiones y se ven afectados los recursos de la empresa, o ante un parón del negocio motivado por una pérdida de datos la desconfianza es fatal.
  • Conocer el entorno de almacenamiento, los datos almacenados (críticos, irremplazables, etc.) ayuda a determinar que acción es la más urgente a realizar. Se logra así que el sistema de almacenamiento funcione más rápido y que la protección de los datos sea más efectiva.
  • Seguir un protocolo de actuación o plan establecido por el administrador TI que asegure una actualización constante de la documentación del sistema de almacenamiento de datos.
  • No actualizar ante una situación de pérdida de datos.  A veces se toma la decisión equivocada de actualizar firmware o ejecutar servicios de volumen (CHKDSK  / FSCK) para corregir los posibles errores y verificar el sistema de archivos. Los datos ya serán entonces irrecuperables. Hay sistemas que por defecto asumen que si al inicio se detecta un error se ejecuta de forma automática, lo recomendable es desactivar dicha opción.

Seguridad en la custodia documental

La custodia documental de documentos digitalizados constituye una tarea donde el control de la información y los datos almacenados debe realizarse con las máximas garantías. Logisman cuenta con sistemas avanzados que garantizan la perfecta conservación de la información almacenada garantizado la accesibilidad, confidencialidad, orden y por supuesto la seguridad de sus datos almacenados.