Criterios para fundamentar la custodia de documentos.

Criterios para fundamentar la custodia de documentos.

Con el paso del tiempo, la actividad empresarial va en aumento, y con ella, la generación de facturas, albaranes, contratos y otros muchos documentos derivados de la propia gestión de archivos diaria. Es entonces cuando llega la hora de plantearse ampliar el espacio de almacenamiento, organizarlos según un criterio que facilite su consulta, digitalizarlos e, incluso, destruirlos cuando ya no sean necesarios.

¿Por qué recurrir a las empresas de custodia?

Las empresas de archivos de documentación se han convertido en la solución ideal para pequeñas y grandes empresas, organismos públicos, gestorías, y todo tipo de clientes que necesiten tener bajo control sus documentos. Además, ofrecen otro tipo de servicios relacionados que completan esta actividad. Algunos de los motivos que pueden ayudar a decidirte son:

  • Garantiza la seguridad de tus documentos: evita que los archivos se traspapelen con el paso del tiempo; controla quién tiene acceso a su consulta; recupéralos o destrúyelos cuando consideres necesario.
  • Ahorra tiempo: clasificar, buscar y almacenar documentos puede suponer una gran pérdida de tiempo. Accede a la información que buscas directamente y de la manera más cómoda, en la propia sede o en formato digital.
  • Disminuye tu espacio de almacenamiento: ten a mano aquellos documentos que utilices más frecuentemente y archiva fuera de tu sede aquellos que necesites conservar pero que no encuentres sitio para ellos.
  • Digitalización: como valor añadido, la digitalización de tus archivos te permitirá compartirlos fácilmente, evitará que se estropeen con el paso del tiempo y, lo más importante, podrás consultarlos online desde tu oficina.
  • Destrucción confidencial: cuando la vida útil de los archivos llega a su fin, bien porque la ley así lo estipula o porque ya han dejado de tener valor, la custodia de documentos ya no es necesaria y se procede a su destrucción.

Como cada cliente es diferente, Logisman establecerá un estudio documental que evaluará las necesidades de cada uno, facilitando su registro, consultoría y recogida de la información. A partir de este punto, los servicios que ofrece aportan un valor añadido, garantizando la consulta, custodia, digitalización y destrucción de tus archivos. Además, también puedes consultar los sistemas de seguridad que dispone la empresa para proteger el archivo histórico de manera segura y frente a incendios.