Crónica de la Jornada sobre aspectos básicos en Gestión Documental.

Jornada Aspectos sobre Gestioón Documental ZaragozaLa jornada organizada por Tecnoebro, en la que colaboró la Cátedra Logisman, transcurrió como se esperaba y cumplió los objetivos planteados. Se trataba de transmitir la inquietud hacia las nuevas tendencias que afectan a la gestión documental, de la información o del conocimiento en nuestras organizaciones.

En un equilibrio dinámico ya que al intentar transmitir a diferentes colectivos: la PYME, la Administración Pública, los grupos de investigadores… es difícil no ser muy técnico para los más profanos ni muy superficial para los técnicos. Pero este aspecto lo tenían muy claro todos y cada uno de los ponentes y teniéndolo en cuenta en sus exposiciones.

El acto fue inaugurado por el Director General de Investigación e Innovación del Gobierno de Aragón, D. Miguel Ángel García Muro, quien demostró en su intervención su experiencia en este sector y estar al cabo de las nuevas tendencias tecnológicas.

La conferencia inaugural corrió a cargo de Jordi Andreu Daufí. Su función era la de “hacer boca” dibujando con trazos de “Maestro” los principales aspectos que conforman la gestión documental. Es increíble cómo se puede llegar a transmitir tanto en tan poco tiempo y a la vez dejar patente que no por contarlo en una hora se habla de algo sencillo.
Su mensaje en una frase “cuidado con la convivencia entre los soportes físicos y los electrónicos” advertencia que dejó patente con sólidos argumentos.

El resto de intervenciones perseguían un cometido, contar una experiencia real, una experiencia de éxito vivida por la organización del ponente. Pretendían huir de la teoría y contar realidades vividas en primera persona, aportando de ese modo el valor añadido de la experiencia a esta jornada.

Logisman trató el preocupante asunto de la seguridad de la información, haciendo una comparativa entre la seguridad aplicada a instalaciones, soportes y procesos físicos con la seguridad en el mundo de la documentación electrónica. Se describió la aplicación de la Ley Orgánica de Datos (LOPD) y la ISO 27001 en sus propias instalaciones y procesos.

Por su parte, Daniel Forniés de CEPYME Aragón demostró su preocupación y contacto diario con las pymes Aragonesas mostrando cuáles son las tecnologías utilizadas en la actualidad por el tejido empresarial Aragonés (el 90% de las empresas son pymes).
Apalancó como “eje de comunicación en su intervención“ a los smartphone y no le falta razón ya que si algo está claro es que independientemente de que los niveles de confidencialidad, integridad y, en definitiva, seguridad asociados a estos “aparatos” no sean los adecuados, su penetración en el uso privado y empresarial es imparable. Por tanto, hay que tenerlos en cuenta cuando se habla de gestión documental.

Francisco Liébana, de Qualitas, habló desde su experiencia diaria en la implantación de procesos en las pymes. Como valores importantes asociados a la gestión documental destacó la Confidencialidad, integridad y disponibilidad. Y como necesidades de la empresa: recortar tiempos de gestión, disponer de garantías de control y seguridad y explotar el tratamiento de la documentación y dejó claro que los recursos tecnológicos ya existen y que están al alcance de nuestras organizaciones.

Ana Isabel Gascón, desde su experiencia en la gestión del archivo de la Universidad de Zaragoza, defendió con rigor la importancia de gestionar los archivos con “criterios de gestión de archivos”. Algo que parece tan sencillo, evidente y obvio, no lo es tanto cuando se pasa por alto en la mayor parte de las organizaciones privadas. Y de allí vienen problemas muy serios relacionados con la documentación.
Presentó herramientas al alcance de nuestras organizaciones en las que se muestran de manera operativa estos criterios. La ISO 15489 la ISO 30300 (certificable) el Moreq 2010…

En el turno de Beatriz Abascal de Deloitte quedó patente la famosa frase “más vale prevenir que curar”. Yo diría, es una opinión personal, que se llevó el “premio” a la experiencia de éxito de la jornada.

Habló de aspectos técnicos, habló de procesos, de seguridad, de implantar sistemas de gestión de la documentación de… pero lo más importante de todo, contó entre líneas el poso más importante que dejó en cada uno de nosotros, lo costoso que es luchar a “contraviento” implantando procesos innovadores (y la gestión documental todavía lo es) en las organizaciones. El secreto lo resumió en algo tan sencillo como “convencer a Dirección General”. Olé!! Los grandes genios se han caracterizado a lo largo de la historia por resumir en frases o en ecuaciones sencillas lo que se necesitaría explicar en pizarras y pizarras al resto de mortales, además de por tener suerte (extrayendo a veces la suerte de la mala suerte).

Hay profesionales que viven con el “ya lo dije yo” cuando ha ocurrido un problema inevitable. Por ejemplo cuando se incendia un archivo irrecuperable. Beatriz es de las profesionales que puede enorgullecerse de decir “lo hice” en lujar de “lo dije” ya que el archivo de Deloitte estaba duplicado cuando se quemó en Windsor.
Creo que los que asistimos a esta jornada haremos referencia a su experiencia en más de una ocasión.

El cerrojo lo puso Javier Lázaro de Nerion, hablando del “Cloud”. Bufff que miedo da esto del “Cloud” por temas de seguridad principalmente y a priori. Aunque después de oír a alguien que dedica el 100% de su tiempo a esto, te queda otra sensación.

El tema daba para muchos más de los 10 minutos apretados que le quedaron a Javier por ser el último ponente. Y es un tema que si bien dará mucho mucho que hablar, a fecha de hoy es una realidad tangible que basada en el “coste por uso” y, por tanto, la optimización de costes, tiene muchos muchos puntos de penetrar el mercado de una manera contundente, en los tiempos que corren.

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También disponible: Fotos de la Jornada sobre Aspectos Básicos en Gestión Documental