Entrevista a Vanesa Pardos Millán, Adjunta a Dirección de Logisman.

Con el objetivo de dar al blog un nuevo aire, más dinámico y cercano, inauguramos hoy la nueva sección, “Entrevista a…” en la que pretendemos conocer más y mejor tanto a las personas que están detrás de LOGISMAN, como a algunos de nuestros clientes.

Y para comenzar, hemos creído que la primera entrevista debía ser a Vanesa Pardos Millán, Adjunta a Dirección a la vez que ejerce de Jefe del Dpto. Comercial.

entrevista a Vanesa Pardos

 ¿Cuándo y por qué nace LOGISMAN?

Logisman nace en 2002, con objeto de ampliar los servicios de Outsourcing que ya se estaban ofreciendo en las otras dos empresas del Grupo (Dopar Servicios y Enclama) completando así la cadena de vida de la documentación con su custodia y gestión (servicio de consultas) y finalmente expurgo y destrucción.

¿Cuál es el perfil de cliente de Logisman?

Si bien el sector Bancario, por herencia, es nuestro principal cliente, con el paso de los años nuestro abanico se ha ido abriendo a la Administración Pública, Seguros, Sanidad, y la empresa privada sectores con cada día mayor relevancia para nosotros, tanto por el volumen de documentación custodiada como por facturación. Con todos y cada uno de ellos, Logisman ha crecido y sigue creciendo, adaptándose a sus necesidades para conseguir una mayor interacción, a la vez que una importante “apertura de miras” en lo que se refiere a las necesidades propias de cada uno de ellos respecto a su documentación.

¿Qué sector está a la cabeza en la externalización de la gestión documental?

Basándonos en nuestra experiencia, podemos decir que el sector de la Banca junto a la Administración Pública y la Sanidad, tanto Estatal como privada, son el perfil que más demanda el servicio de custodia y digitalización. No obstante, consideramos que cualquier tipo de empresa, indistintamente del sector al que pertenezca, genera documentación que posteriormente archiva o destruye, por lo que no creemos que haya un sector “tipo” que sea especialmente partidario a la externalización.

¿Con qué equipo humano contáis actualmente?

Logisman tiene casi 50 trabajadores en plantilla. Contamos con un Dpto. de Informática y Desarrollos encargado de adaptar con fluidez nuestro Sistema de Gestión de Archivo, de desarrollo propio, a las necesidades de los clientes. Igualmente, un equipo de Técnicos Diplomados en Biblioteconomía y Documentación, apoyado por los integrantes del Dpto. de Custodia/Producción, se encarga de mantener actualizada la gestión del archivo así como de la tramitación de cualquier consulta, entrada o salida de documentación.

En cuanto a infraestructuras, ¿cuáles son las peculiaridades más significativas de Logisman?

Nuestras instalaciones centrales de 30.000 m2, están habilitadas para la custodia de archivos, y disponemos de terrenos adyacentes que posibilitarán su ampliación en caso de ser necesario. Dichas instalaciones, propias y diseñadas específicamente para la custodia de documentación, son de reciente creación por lo que la legislación aplicada tanto para su construcción como para la instalación de las medidas de seguridad con las que se han dotado, es la más actual, a la par que restrictiva.

A grandes rasgos, nuestras instalaciones están dotadas de los más avanzados y exclusivos sistemas de seguridad entre los que destaca un sistema de detección precoz de incendios por aspiración apoyado por sistemas de Extinción automática mediante espumógeno. Así mismo, disponemos de sistemas de ventilación para el aislamiento atmosférico y antihumedades y sistemas de alarma por infrarrojos de largo alcance y detectores magnéticos.

Ofrecéis servicio a nivel nacional, ¿qué supone tener un almacén de custodia para todo el territorio?

La ubicación de nuestro depósito central, a 300 km. de los principales centros de producción y con unas vías de comunicación excelentes, nos permite ser capaces de dar cobertura a todo el territorio nacional. Además, el hecho de que el Equipo Directivo y de Gestión se encuentre reunido bajo el mismo techo, ayuda a que la toma de decisiones se haga de forma dinámica y nos capacita para ofrecer un servicio ágil a nuestros clientes.

No obstante, con el paso de los años, hemos tenido oportunidad de instaurar otros centros de trabajo en aquellos lugares donde, por razones operativas ha sido necesario, con objeto de proporcionar un mejor servicio a nuestros clientes.

¿Qué valor añadido puede aportar Logisman a cualquier empresa que se esté planteando en externalizar su documentación?

Logisman puede aportar a las empresas la experiencia de un grupo de profesionales al servicio de su archivo, que pueden contribuir al análisis de su documentación, definición de series documentales y posterior gestión de la misma, mediante un Sistema de Gestión de Archivo (SGA) con gran capacidad para adaptarse a las particularidades de cualquier tipo de archivo.

Igualmente, nuestras certificaciones en las normas ISO 27001 y PCI DSS, esta última especifica del sector bancario, aportan un altísimo nivel de seguridad y confidencialidad en nuestros procesos diarios.

¿Cómo afronta Logisman las novedades en los cambios tecnológicos, ISOS y nuevas normativas?

Hoy en día, tanto la innovación como la seguridad en el tratamiento de la información, suponen un alto nivel de dedicación en la empresa, a la par que requieren la inversión en una serie de recursos. En Logisman tenemos muy claro que ambos factores nos aportan siempre cosas positivas por lo que nuestro personal siempre está informado de las últimas novedades del sector que puedan aportarnos algo y hacernos más competitivos.

¿Crees que los recortes presupuestarios, tanto en el sector público y como en el privado han afectado a la contratación de este tipo de servicios?

Por supuesto que sí. Como en cualquier sector, la profunda crisis en la que estamos inmersos ha afectado a Logisman, sobre todo a nivel de captación de nuevos clientes en la Empresa Privada ya que, por desgracia, en estos últimos años el número de estas, sobre todo PYMES, ha disminuido considerablemente y hay otras que, pasan por momentos difíciles y la externalización y correcta gestión de su información, no supone ahora mismo, la más urgente de sus prioridades.

¿Qué diferencia a Logisman del resto de empresas del sector?

El grupo tiene sus orígenes en lo que podemos denominar “empresa familiar”. Esto hace que, aún hoy en día, Logisman ofrezca a sus clientes un trato personalizado y exclusivo que les hace fidelizarse a nuestros servicios. Nuestra finalidad es suministrar a nuestros clientes “trajes a medida”. Para ello, es necesario profundizar en sus procesos internos, algo fundamental para realizar un servicio que se adapte a sus necesidades, tanto actuales, como futuras.

¿Consideras que el concepto de oficina sin papeles y el hecho de que las empresas cada vez empleen menos papel han afectado a los servicios de custodia o destrucción?

Llevamos tiempo oyendo y hablando del concepto de oficina sin papeles, pero la realidad, es que tanto proveedores como clientes, te siguen pidiendo el documento “X” en papel. Es evidente, no lo vamos a negar, se ha reducido el tráfico de documentos en papel, pero sigue habiendo mercado por lo que hoy por hoy esta tendencia no supone una amenaza para el sector si no la oportunidad de investigar nuevas líneas innovadoras en el campo de la gestión documental.

¿Qué objetivos os planteáis para la segunda mitad del 2014? ¿Cuáles son vuestros proyectos de futuro?

Logisman lleva ya tiempo investigando en el desarrollo de nuevas aplicaciones acordes con las nuevas tecnologías que ayuden a la gestión interna del archivo de los clientes, centrándonos en la gestión documental, uno de nuestros objetivos para este año y, con las implantaciones que se están llevando a cabo, las expectativas son inmejorables. Igualmente, nuestro primer objetivo de este año, el aumento de presencia en otras provincias, poco a poco se está convirtiendo en realidad, lo cual nos estimula a seguir trabajando para mejorar nuestros servicios.