La primera fase de gestión documental consiste en la realización de un estudio de la situación actual de la documentación: cómo se genera, cómo es archivada, identificando y proponiendo posibles áreas de mejora.
El diagnóstico inicial nos permite crear la estructura documental, de modo que su registro y ubicación optimice el tratamiento y consulta en el futuro.
A la vez se determina el tiempo que la información debe ser conservado, definiendo “plazos de paso a histórico y expurgo”.
Todo este proceso se desarrolla en estrecha colaboración con su empresa y se divide en:
- Consultoría.
- Recogida de la documentación en sus instalaciones.
- Tratamiento archivístico para la identificación y recuperación del volumen documental.
- Destrucción de aquella documentación que deja de tener un valor legal o que, por cualquier otro motivo, su conservación no es necesaria.
