Impresiones de Ibersid 2012 parte II. Tras el café, mesas redondas con archiveros.

Ibersid 2012, en su tercera jornada, tras el descanso, el cual aprovechamos para ir al servicio, tomarnos un café y estirar las piernas, nos traía 2 interesantes mesas redondas de las cuales os hablamos a continuación.

Primera mesa redonda de Ibersid 2012En la primera mesa empezó Margarita Martínez González, de la Audiencia Nacional comentándonos que el EJE se implantó en 2011 a medidados para probar el funcionamiento del EJE y que la sala de lo social está completamente digitalizada, aunque al final se decidió no probarlo ni en esta sala ni en la de lo penal.

Se ha realizado la digitalización masiva o selectiva de procedimientos vivos (en trámite) por un lado y por otro de todos los documentos  de 3 años a esta parte, que se catalogan e identifican, se digitalizan por completo y se relacionan por órganos y además se ha conseguido que en la actualidad casi no llegan documentos en papel.

Luego María López Rodríguez, de la Administración de Justicia de Burgos nos comentaba los diferentes puntos de vista de lo que supuso el Real Decreto y que las tareas de los archivos de gestión, de las juntas de expurgo y los archivos territoriales deben estar claras:

  • La junta de expurgo debe dejar  bien claro que se expurga y que no.
  • Los archivos territoriales deben indicar que es patrimonio y que no.
  • Patrimonio debería dictaminar qué es de patrimonio y qué de justicia.

Hay que aprovechar los avances y los errores de la audiencia nacional para establecer los procedimientos. Sería conveniente crear un borrador de tabla de clasificación en relación a si son susceptibles de expurgo o no a priori.

María Teresa Iranzo, del Archivo Histórico Provincial de Zaragoza dió paso a Enriqueta Jiménez de Albornoz, del Archivo Judicial Territorial de Málaga que comentaba que el de Málaga es único en Andalucía y se creó en 2007. A la vez se construyó un edificio con capacidad para 17 fondos, el edificio administrativo más grande de la ciudad.

Preguntan a Margarita como relacionan los documentos de un mismo expediente tras haber sido escaneado uno a uno y aclara que se relacionan a través del número de proceso.

Respecto a la continuidad del proyecto (un asistente decía que se había parado) Margarita aclara que aunque las aplicaciones al principio se caían cada 2 por 3, actualmente, aunque mejorable, el sistema es estable, información que corrobora otro asistente.

Bienvenido aclara que cada documento tendrá unos códigos según procedencia y unos parámetros para una gestión y localización física rápida y eficaz.

Preguntaron por la unificación de criterios y hasta qué punto se han ajustado a la ISO 14589,  a lo que responden que no se ha hecho y que lo consideran uno de los puntos débiles de los proyectos actuales, ya que no saben cómo ponerles el “DNI” a los procesos.

Segunda mesa redonda de Ibersid 2012Comenzamos la segunda mesa redonda con la intervención de María Luisa Conde Villaverde de la Fiscalía General del Estado hablando del Real Decreto 937/2003 y la interpretación que se hace de la distribución de poder.

Ve errores como la falta de colaboración con los órganos competentes, que se crean nuevos órganos innecesarios, que la responsabilidad de secretarios judiciales y profesionales respecto al funcionamiento del archivo no está clara, se definen de forma errónea conceptos relativos a la archivística y nos recuerda que el objetivo es ahorrar espacio físico.

Luego María del Carmen Fernández Corredera del Ministerio de Justicia indicaba que el decreto estaba adelantado para la época en que se hizo. Resalta la necesidad de instalaciones adecuadas, al menos un archivero por provincia, programa informático de gestión compatible con el sistema de gestión procesal y  archivos judiciales territoriales.

Habla de la experiencia en los juzgados de Soria, indicando que Logisman les facilitó la solución para la gestión documental a través de etiquetas identificativas con código de barras y muestra su satisfacción con nuestro servicio.

Por último María Teresa de Benito Martínez del Ministerio de Justicia, considera el Real Decreto un catálogo de buenas intenciones e insiste en que debemos ser prácticos. En Burgos la nueva oficina judicial se ha implantando en 22 órganos unipersonales, suponiendo la implantación un cambio de 22 archivos por 1 solo gestionado de forma centralizada.

Se han homogeneizado las prácticas y mejorado los procedimientos, el sistema ha mejorado, pero coincide en la necesidad de un programa específico para gestión procesal, la colaboración entre profesionales de la archivística y del sistema judicial y de la unificación de procedimientos. Habla muy bien de nuestro servicio, con el que también contaron.

Preguntó un asistente si piensan impulsar los archivos territoriales y doña Tomasa afirmo que si tienen la intención y que están en proceso de conseguir unas instalaciones adecuadas.

Hasta aquí las impresiones con las que nos quedamos en la intensa jornada de ayer, esperamos que os sean de provecho.