Así fue la Jornada Técnica del Archivo Interactivo en el IAACC Pablo Serrano de Zaragoza.

Ponentes en la jornadaEl lunes día 13 de junio en una de las salas del IAACC Pablo Serrano de Zaragoza se celebró la Jornada Técnica del archivo interactivo, con motivo del Día Internacional de los Archivos.
Con la presentación llevada a cabo por la Excma. Consejera de Educación, Cultura y Deporte, Dª María Victoria Broto Cosculluela y D. Juan José Generelo, jefe de servicio de Patrimonio Cultural de la DGA, se expusieron ponencias interesantísimas en la especialidad de la archivística y su relación con la administración electrónica.

La primera ponencia la presentó Marta Mastral, del Archivo Histórico Provincial de Huesca y se tituló: “Un paso más para compartir puntos de acceso: GEODARA, v.2”.
En élla Marta explicó en qué consistía el programa GEODARA, el cual regula nombres de lugar, describiendo nombres y archivos.

Se trata de un trabajo de investigación de nomenclaturas en varias fuentes, del cual se presentó una primera versión en el año 2010 y el lunes se presentaba la segunda.
En cuanto a los nombres de lugares se dividen en cinco tipos:

  • Divisiones administrativas (provincias, pueblos…)
  • Accidentes geográficos (ríos, montes…)
  • Construcciones y yacimientos (castillos, termas…)
  • Zonas geográficas (ruta de Goya, Parque Nacional de Ordesa…)
  • Delimitaciones rústicas y urbanas (calles, avenidas…)

Con todo esto dio las pautas de funcionamiento de este programa que permite localizar y crear descriptores geográficos de una forma controlada y segura.
La segunda ponencia corrió a cargo de Javier García-Aráez, Máster en Gestión de Unidades de Información y Documentación y trató sobre “Usos, usuarios e indicadores de gestión en los archivos de internet”.
Explicó, en primer lugar, los objetivos de DARA, que es un programa que facilita el acceso a la documentación escrita mediante páginas web, buscadores y subportales de archivo.
DARA es una servicio ON LINE que, mediante analítica web, mide la fidelidad de los usuarios y, con ello, intenta conseguir unos objetivos que son , en fin de cuentas, mejorar la página.
Las herramientas con las que cuenta son:

  • Captación de datos
  • Exposición de los mismos
  • Utilización del Google Analytics.

Con toda la información obtenida se logrará rediseñar la web para subsanar lo que no funcione, posicionar en buscadores, ver cómo está la red de enlaces y si las campañas de difusión son correctas.
Estas herramientas , además se pueden proyectar hacia otros servicios como las bibliotecas u otros recursos culturales.
Tras esto fue el turno de Santiago Navarro, gerente de la empresa Keensoft. Habló sobre “El primer aniversario de DARA”.
Comenzó diciendo que DARA en realidad es un buscador, navegable y está enlazado. Es accesible para personas con minusvalías y también desde cualquier tipo de dispositivo. Es una aplicación libre. Siguió con las funcionalidades de la versión 2011, entre las que destacó la posibilidad de agrupar las búsquedas en ciertos portales específicos.
Habló, asimismo de la utilización de Google Analytics y de un modelo de descripción personalizable. La intención es incorporar próximamente otras funcionalidades como son:

  • Gestión de autoridades
  • Uso de buscador OAI para la multiplicación de consultas.
  • Incorporar la figura del usuario registrado profesional para la utilización de herramientas determinadas.

Tras un breve descanso en el cual tuvimos la fortuna de subir a la azotea de este magnífico edificio a disfrutar de un buen café y unas vistas envidiables de Zaragoza, tuvimos ocasión de seguir con sumo interés el siguiente tema desarrollado por Isabel Murillo, del Archivo Municipal de Logroño y Elena Rivas, del Archivo Municipal de Zaragoza, que versaba sobre “Los archivos en la nueva administración electrónica: La propuesta de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local”.

Isabel comenzó hablando de las reuniones mantenidas a lo largo de los años por dicha Mesa y de cómo en Toledo, en el año 2009, se da el paso definitivo para abordar la archivística de cara a la administación electrónica.
Se plantean los hechos de que almacenar documentos, gestionarlos, compartir tablas y ficheros son funciones recogidas en la norma ISO 15489.
El archivero trabaja con todo ello y con los metadatos; además debe cumplir con normativas como la Ley 11/2007 y el llamado MoReq2 (sistema electrónico de gestión de documentos).
Además están las ordenanzas sobre gestión documental de cada ayuntamiento, que a veces no son del todo explícitas. Solo en el Ayuntamiento de Guadalajara hay carítulos dedicados dentro de las ordenanzas, a la actividad electrónica dentro de la archivística.

Entonces comenzó a hablar Elena de los metadatos.
Es necesario,dijo, crear un modelo de gestión de metadatos; hacer un esquema de los mismos. Se puede decir que hay varios tipos:

  • Identificiación: Tipo
  • Descripción: Título
  • Uso: Acceso
  • Plan de eventos: Gestión
  • Historial de eventos: Acciones, hechos.
  • Relación: Con otros documentos.

En cuanto al esquema de los metadatos Elena propuso que se debía tener en cuenta también la forma, el momento de su incorporación, el contenido por defecto, tabla de valores, si es heredable y si debía ser conservado.

Mesa redonda durante la jornada técnica Ya para terminar los presentes estábamos invitados a una mesa redonda en la que intervenían Pilar Sanz, Jefa de Servicio de Información y Documentación. Gobierno de Aragón, María Dolores Barrios, Archivo de la Diputación de Huesca, Elena Rivas, Archivo Municipal de Zaragoza, Isabel Murillo, Archivo Municipal de Logroño y que estaba moderada por Magdalena Gómez de Valenzuela, Archivo de la Administración del Gobierno de Aragón.

Comenzó la mesa redonda hablando Pilar Sanz, respondiendo a preguntas de Magdalena Gómez sobre la implantación electrónica en la DGA.Dijo que en principio la llevaba Presidencia del Gobierno de Aragón, pero que la labor del archivo de la DGA había sido muy importante en los metadatos. La meta estaba en normalizar el expediente electrónico, mediante una normativa. Se espera conseguir en dos o tres años lo que en la administración se llama nivel 4 de administración electrónica, es decir un portal información de cara al ciudadano en el cual cada uno pueda saber su historial de consultas.
Elena Rivas se mostró contraria a los expedientes híbridos en la administración electrónica y dijo que, en su opinión, solo cabían de un tipo u otro. La gestión documental electrónica será el futuro de los funcionarios aunque, añadió, en principio no era esa su misión.

Después de estas magníficas exposiciones, tuvimos el placer de una visita guiada por parte de los conservadores del museo recorriendo distintas salas del mismo y observando partes antiguas del edificio de cuando era Escuela de Oficios, allá por comienzos del siglo pasado.

Con esto pusimos fin a una mañana intensa y a la vez acogedora por el trato que nos dispensaron a cuantos allí acudimos tanto los ponentes como todas las personas con las que tuvimos ocasión de charlar.