Norma ISO/IEC 15489 para la gestión de documentos.

ISO-15489Esta ISO creada en el año 2000 en Otawa (Canadá), por la Organización Internacional de Normalización ISO, tomando como punto de partida la australiana AS 4390 Records Management de 1996, tiene como fin regular la gestión integral de documentos y sistemas archivísticos.

Trata las responsabilidades que una organización debe establecer en un sistema de gestión documental a través de una serie de directrices y a su vez nos indica la importancia de aspectos como:

  • La organización debe responder del cumplimiento de las normas
  • Los documentos hay que considerarlos como plena prueba
  • El fin es optimizar el rendimiento de la organización.

La norma está dividida en 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la metodología que se ha de seguir.
Respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de gestión y se ofrece una terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre su uso e interpretación.

En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la implementación de la norma en todas las organizaciones, de acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica que instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a diversos aspectos.

Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidada la gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa.

A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su implantación, como:

  • Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas (ISO 9000) o en caso de haberlo hecho.
  • Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).
  • Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma.

Parte 1 de la norma ISO/IEC 15489
Parte 2 de la norma ISO/IEC 15489