Normativa ISO en la gestión documental.

Normativa ISO en la gestión documental.

¿Sabes cómo funciona la normativa ISO en la gestión documental?

Desde 2011, las empresas dedicadas a la gestión de documentos cuentan con dos normas internacionales: la ISO 30300 y la ISO 30301, ambas dirigidas a organizaciones de cualquier tamaño y sector. Con su publicación, la gestión documental adquirió entidad propia, ya que hasta la fecha, existían una serie de normas ISO como la 15489 para gestión de documentos o la 23081 de metadatos, pero no tenían rango Management System Standard (MSS), lo que supone que puede ser certificable por una entidad certificadora acreditada.

Además de cumplir con requisitos legales, las empresas han ganado en transparencia y optimización de procesos y recursos, eliminando duplicados y redundancias anteriores. Resultan especialmente útiles para aquellas organizaciones que tienen que demostrar el cumplimiento de una serie de requisitos, como por ejemplo, el caso de los bancos o de la industria farmacéutica, así como entidades públicas o privadas, muy vinculadas a la Responsabilidad Social Corporativa.

ISO 30300 sobre fundamentos y vocabulario

Supuso un antes y un después para la  gestión documental al tratarse de una norma MSS que regula los requisitos que cualquier sistema debe cumplir para conseguir una mejora continua. Así, cualquier sistema de gestión debería integrar calidad, seguridad de la información, prevención en riesgos laborales, medioambiente y desde 2011, gestión documental. Por ello, desde su implantación, el objetivo fue complementarla con el resto de normas: ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc.) De esta manera, se reconoció la gestión de documentos como un aspecto clave en la estrategia empresarial.

La norma se divide en los siguientes apartados:

  1. Contexto
  2. Liderazgo
  3. Planificación
  4. Soporte
  5. Operación
  6. Evaluación
  7. Mejora continua

ISO 30301 sobre requisitos

Indica cómo debe implantarse un sistema que garantice la gestión de documentos. Requisitos como una política en relación con los documentos, la definición de los trabajos de cada una de las partes implicadas, la medición y evaluación de resultados y, por último, la revisión del sistema de gestión.

Actualmente, en el ISO/TC46/SC 11 se está trabajando sobre los dos próximos documentos en materia de gestión documental:

  • ISO 30302: Una guía de implementación del sistema de gestión documental.
  • ISO 30304: Una guía para la auditoría del sistema de gestión documental.