Nuestras impresiones de Ibersid 2012. Notas sobre gestión documental en el sistema judicial.

Teníamos intención de tuitearos lo que iba pasando y nos iban contando los ponentes de Ibersid 2012, pero por problemillas técnicos no pudo ser, aunque si pudimos empaparnos de todo el conocimiento de los profesionales de archivistica y del sistema judicial que allí acudieron y os vamos a contar un poco de ello.

Fue introducido por Javier Nogueras Iso, director de la Cátedra Logisman (con agradeciendonos a los representantes de Logisman que estabamos allí), Doña Tomasa Hernández Martín, Directora General  de la Administración de Justicia del Gobierno de Aragón y el Doctor Francisco Javier García Marco, de la Universidad de Zaragoza y director de Ibersid.

La primera ponencia fue a cargo de Montserrat García Alsina, de la Universidad Oberta de Cataluña y en ella nos comentaba problemas que veía como los de organización y de sistemas informáticos obsoletos que ralentizaban los trámites.

También nos contó sus investigaciones, los estudios sobre diferentes normas ISO y la falta de apoyo que tienen las comunidades autónomas a la hora de implantarlas. Nos comentó que a pesar de que hasta 2011 no surgio el termino  “papel 0”, ya se están implementando sistemas de gestión de la calidad en los sistemas judiciales, pero hace falta realizar estudios empíricos.

Claves para la implementacionde la ISO 30301Luego intervino Sonia Troitiño Rodríguez, de la Universidade Estadual Paulista de Brasil, para mostrarnos su presenta estudio de caso de trasferencia sistemática de fondo de archivos de archivo de justicia al administrativo/histórico durante 100 años y explicarnos como se realizó en cada momento.

Nos contaba que la ley de archivos en Brasil es la Lei Federal 8159/1991 y se aplica la norma Nobrade a los archivos judiciales y que en 2009 a través de la Resoluçäo 483/2009 se indicó cómo deben ser tratados los archivos judiciales y más tarde se establecen procedimientos y normas a través del Provimento TJSP 1743/2010.

También comentaba lo motivos por los que se realiza la transferencia de acervos:

  • Espacio
  • Alto coste de Gestión
  • Programas de Gestión Documental

Y los problemas de archivar los documentos sin organizarlos:

  • Pérdida del origen del archivo
  • Pérdida de la integridad del archivo
  • Mezcla de documentos de diferentes fondos
  • Necesidad de revisar el cuadro de fondos de la institución

Luego hablo Marieta Maks Löw (de Brasil), que dio una ponencia en portugués sobre el crecimiento de la tecnología, casua por la que la justicia se vio forzada a modernizarse. Hay 3 momentos clave en Brasil en la relación entre tecnología y justicia:

  1. Preautomatización
  2. Automatización
  3. Virtualización

Por ello surgieron nuevas reglas en Brasil como se muestra en la siguiente imagen:

Normas para los archivos judiciales en BrasilLuego Arantxa Arsuaga Lekuona, del centro de documentación judicial nos cuenta un poco como va alli la gestión documental, que  reciben anualmente unas 300.000 sentencias en diferentes formatos, digitales y papel, mediante transferencia segura y se está trabajando en la homogeneización de formatos de envío y recepción.

En el ROJ (Repositorio oficial de justicia) los datos se codifican por tipo de sentencia, fecha, comunidad autónoma… etc, de una forma similar a como lo hacen en el ECLI (European Case Law Identifier).

Nos habla de la página www.poderjudicial.es que incluso tiene un buscador y una aplicación para smartphones o tablets en la que incluso pueden aplicarse diferentes filtros de búsqueda y opciones de ordenación.

eJustice para spartphoneTambién se está trabajando en www.iberius.org, un portal de información y documentación judicial para la comunidad iberoamericana.

Tras esta exposición, el consultor Francisco de Asís González Campo nos comenta que la implantación del documento judicial electrónico es compleja debido a las diversas entidades que en ella participan, lo que hace necesarios unos estándares y una unificación a nivel nacional.

Lo que el ve como retos para la implantación son:

  • Copia Electrónica
  • Digitalización Judicial y DJE
  • Gestión, conservación  y archivo del DJE
  • La perdurabilidad procesal del DJE

Por otro lado comenta que el expediente judicial electrónico ya es una realidad.

Y José Félix Muñoz, observa que según ha podido comprobar, en bastantes comunidades autónomas el estado de los archivos judiciales es algo caótico, por lo cual se deben buscar soluciones.

Le han surgido ideas en torno a 3 ejes:

  • Expedientes – las administraciones se encuentran con el reto de implantar el expediente electrónico y los sistemas para conservarlo.
  • Decisiones – finalidad, caducidad, prescripción… Deberían definirse conceptos más claros, establecer criterios y estándares.
  • Órganos – No hay ningún órgano directamente responsable. Debería haber un órgano directivo y un sistema integral de información.

Tras esto nos fuimos al descanso, en un próximo artículo os contaremos sobre las dos mesas redondas que hubo en Ibersid 2012 después de este momento para tomar café y estirar las piernas.